A használható to-do lista titkai (1. rész) [GTD Tippek]

todolist_image.jpgAmióta ember, az ember, azóta bevett szokása, hogy mindenhova listákat ír, legyen az bevásárlás, tennivalók vagy más egyéb. A cél, hogy felsorolja mik azok az elemek melyekkel éppen dolga van. Az alapvető problémák mindig a to-do lista felállításával kezdődnek.

Ez a lista lényegében az aktuális hatékonyságunk tükre, a rajta lévő feladatok mennyisége határozza meg főként hány aktív projekten dolgozunk, hol tartunk éppen a céljaink elérésében. A tennivaló listát nevezhetjük az egyik legfontosabb eszközünknek a mindennapok során, lényegében ez az életünk elkövetkező rövid szakaszának egy terve. Az, hogy ki hogyan viszonyul a to-do listájához, lényegében visszaköszön azon, mennyire tudja hatékonyan használni azt. Ha segít előrejutni a céljaidban, akkor valószínűleg jó úton haladsz, ha nem, akkor inkább nevezhetjük productivity pr0n-nak azt amit teszel.

Egy jó to-do lista anatómiája

A to-do lista ötlete elég egyszerű dolgon alapul, soroljuk fel a dolgainkat amiket meg kell, vagy kellene tennünk a közeljövőben, amolyan emlékeztetőként. Ez az ötlet tökéletesen is működik, amíg el nem kezded felfedezni hány elem is van éppen a listádon. A legtöbben egy helyre sűrítenek mindent, ami működik is egy ideig, de mivel emberekből vagyunk, sokakat csak frusztrál, ha az összes aktuális projektje egy helyen van. Egy jó tennivaló lista az alábbi szempontok alapján segíthet előrejutni:

  • az adott feladat fizikai tennivaló
  • az adott feladat segít előrejutni a cél felé
  • az adott feladatra te vagy a megfelelő ember (ez nagyon fontos)

Csak az elkövetkező feladatok

Ahogy írtam a to-do lista egy terv a közeljövőre (hangsúly a közeljövőn). A legfontosabb dolog, hogy ide csak azok a feladatok kerüljenek, amik az elkövetkező projektjeid közül a legfontosabbak, vagy amelyek a következők az adott cél elérésében. Ne használd a to-do listát Inbox-ként, sokan megteszik, köztük én is beleestem ebbe a hibába, nem jó. Ha ide gyűjtöd a bejövő listát, akkor a lényegi értelmét veszíti el, ne akard magadat feleslegesen kínos helyzetbe hozni, mikor ránézel a tennivalóidra és nem tudod hol tartasz éppen, mert annyi a felesleges dolog. A fókuszálás egyik kötelező kívánalma, hogy ne zavarjanak az adott tervhez éppen nem kapcsolódó feladatok, ötletek.

A régimódi tennivaló lista valami hasonló volt, “Takarítsd ki a konyhát”, “Tervezd meg a fiad esküvőjét” stb. Az igazság az, hogy a GTD-ben definiált “következő feladat” ötletnek ezek nem igazán felelnek meg. Ahhoz, hogy növeld a hatékonyságot, próbáld meg ezeket inkább projektként, vagy célként felfogni, darabold fel őket a lehető legapróbb tennivalókra. Például a “Takarítsd ki a konyhát” feladat nem igazán célravezető, ugye ismerős az alapkérdés ilyen esetben. De mivel kezdjem? “Nézd meg van-e itthon megfelelő tisztítószer”, megnéztem, de nincs, akkor “Szaladj el a tisztítószert venni legközelebbi boltba”, megvettem, sok a mosatlan edény, hát “Mosd el az edényeket, tányérokat.” és így tovább. Ha így használod a feladatokat, akkor sokkal egyszerűbben meg tudod tervezni az adott cél eléréshez szükséges lépéseket, vizualizálni tudod magad előtt azt.

Atomi szintű cselekvés

Amikor azt mondom, hogy atomi szintű fizikai cselekvés legyen az adott feladat, akkor lényegében arról van szó, hogy a taszk egy darab aktivitást írjon le. Ne sűríts be egy feladatba több cselekvést, és a fizikai aktivitás lehetőleg ne tartson tovább 30 percnél. Lényegében az idő megadása egy feladatra a te preferenciáid alapján zajlik, nekem az a megfelelő, ha egy feladat nem tart tovább fél órányi cselekvéstől, így mindig friss tudok maradni, nem ragadok le egy feladatnál, érzem, hogy haladok.

Megfogalmazás

Egy feladat mindig legyen felszólító módban. Az ok egyszerű, ha csak felsorolgatjuk kijelentő módban a tennivalókat, akkor lényegében egy lehetőségek listává alakul át a to-do lista. A megfelelően megfogalmazott feladat segít abban, hogy elképzeld magad előtt a szükséges körülményeket, valamilyen szinten inspirációt sugároz a cél elérése érdekében és hajt téged, hogy ne csak gondolkozz, hanem tedd is meg. A legegyszerűbb trükk, ha a következő mondatszerkezetet alkalmazod, mikor definiálsz egy feladatot:
“ige után főnév és a kapcsolódó dolgok“
Ez azt jelenti, hogy ahelyett, hogy emlékeztetnéd magad arra, hogy “Negyedéves adatok munkafüzet”, inkább írd azt, hogy “Töltsd le a Q4 munkafüzetet a központi szerverről”. Tudatosítsd magaddal a feladatot.

A következő részben tippeket adok arra, hogyan veheted rá magad legkönnyebben a to-do listán felsorolt tennivalók elvégézésére.

2008. Március 17. | Beküldte: wyctim | Kategória: GTD, Tipp | Trackback 

Tetszett ez a bejegyzés? Iratkozz fel az RSS értesítőre.

Egy hozzászólás ehhez a bejegyzéshez, “A használható to-do lista titkai (1. rész) [GTD Tippek]”

  1. ZerkingBlog » Blog Archive » Zajsz írta: (2008. Július 26.) Válasz Erre

    <

    p>[…] munka sor

Szólj hozzá!




Copyright © 2007 lifovery • Az oldalt a WordPress hajtja • Hoszting: Wish