A “Tárgy” a levél legfontosabb része!

Naponta körülbelül 100-120 emailt kapok. Ennek egy jelentős része hír, sajtófigyelés, hírlevél, és általában olyan dolog, amivel igazából nincs különösebb teendőm, azon kívül, hogy elolvasom őket. Marad viszont minden nap legalább 30-40 levél, ami folyamatban levő projektekre vonatkozik. Az irodánkban mindenki más is kap legalább ennyit, és nyilván az ügyfeleink is. Könnyítsük meg egymás életét azzal, hogy okosan használjuk a „Tárgy” mezőt! Magamnak két aranyszabályt határoztam meg:

Minden fontos információ szerepeljen a tárgyban! Ahogy a jó jegyzetelésről szóló bejegyzésben is említettem, a fontos információk: Ki? Mit? Mikorra? Felejtsd el az „Éves terv”, és a „Míting” tárgyú maileket! Mennyivel jobb és informatívabb, ha azt írod: „Favágó Zrt. éves terv (Jocó csapata, április 1-ig)”, vagy „Stratégiai míting szerdán du 3-kor”. Neked hosszabb leírni, de a címzettnek némi időt, és mérhetetlenül sok energiát takaríthatsz meg. Az informatív tárgyú levelet feldolgozni is sokkal gyorsabb, például a GTD rendszerben.

Változtass a tárgyon, ha szükséges! Hányszor fordul elő, hogy néhány levélváltást követően már teljesen másról van szó, mint ami a tárgyban szerepel? Nagyon sokszor. „Jaj, a másik projekttel kapcsolatban pedig azt akartam mondani, hogy…” vagy „Amit tegnap a költségvetésről kérdeztél, nos…” Rémesen kellemetlen ezeket a levelezéseket később visszakeresni! Ha új témára térsz át, figyelj oda arra is, hogy a tárgy igazodjon a tartalomhoz! Sőt, lehetőleg a levéltestből is töröld ki a korábbi beszélgetés ottmaradt nyomait. Ennek a szabálynak van egy ritkábban előforduló variációja is: ne változtass a tárgyon, ha nem muszáj (mondjuk egy poén kedvéért)! A GMail, és a jobb asztali levelezőprogramok is képesek a levelezést „szálanként” megmutatni, tehát a kapcsolódó mailek egymás alatt jelennek meg. Ha megváltoztatod a tárgyat, a szál megtörik.

Amint látjátok, nem találtam fel a meleg vizet. Egyszerű tippekről van szó, lehet, hogy már most is használjátok őket. De átismételni soha nem árt. :-) A kiegészítéseket, saját ötleteiteket sok szeretettel várom a kommentek között!

2008. Március 19. | Beküldte: karma | Kategória: Email, Tipp | Trackback 

Tetszett ez a bejegyzés? Iratkozz fel az RSS értesítőre.

4 hozzászólás ehhez a bejegyzéshez, “A “Tárgy” a levél legfontosabb része!”

  1. zila írta: (2008. Március 19.) Válasz Erre

    A tárgy megváltoztatásával nem feltétlenül törik meg a szál. A levél fejlécében szereplehet Thread-id is (bár ez lehet, csak levlista szoftverek okossága) és a jobb levelezők ezen id mentén szervezik szálakba a leveleket.

  2. wyctim írta: (2008. Március 19.) Válasz Erre

    Sajnos a tárggyal én is mindig szívok, amit én eddig próbálgattam, hogy tagelek a tárgyban, lehet hülyeség, de van mikor nagyon beválik. Ha változik a szál témája, akkor hozzáadok a sorozathoz egy új címként és kész.

  3. netman írta: (2008. Március 19.) Válasz Erre

    Ismét egy jó írás. Majd ha valaki nem fog tárgyat írni az emailjéhez, majd elküldöm neki a linket erre a cikkre. :)

  4. EwiL írta: (2008. Március 22.) Válasz Erre

    A konnyebb labelezhetoseg es a kezelhetetlen hosszusagu subject elkerulese erdekeben nekem bevalt a kovetkezo struktura: […]

    pl

    “site1 subpr3 adatstruktura valtozas”

    filter pedig beallitva, h izguljon a site1 masik pedig a subpr3 szavakra…

Szólj hozzá!




Copyright © 2007 lifovery • Az oldalt a WordPress hajtja • Hoszting: Wish