Produktivitás a mindennapi embernek

Folytatnám a sort Gaba tegnapi bejegyzéséhez kapcsolódva, amiben arról volt szó, hogy kell-e neked a GTD. Induljunk ki egy egyszerű példából, egy hétköznapi számítógép használó vagy, aki zenét hallgat, böngészi az internetet, esetleg csinál valami kreatív munkát is. Nem kapsz naponta 100-200 emailt, nem vagy állandóan a mobilodhoz kötve, egyszerűen csak szeretnél valami rendszert találni magadnak, amivel úgymond karbantarthatod az életed. Ilyen vagyok én is és azt hiszem az emberek 70%-a még rajtam kívül hasonló cipőben jár. Egyszerűek vagyunk, csak éppen nem tudjuk hogyan lássuk át az életünket egyszerűen.

Kipróbáltam már rengeteg módszert, nem segített, használtam sokféle alkalmazást, de legtöbbször ágyúval verébre érzés volt. Ahogy a GTD rendszer szakértői szokták mondani, ne használj pilótavizsgás eszközöket, mert csak magadat hátráltatod. Ez igaz, de hogyan implementáljuk a GTD-t a GTD nélkül? Egyszerű, használjuk az alapszabályokat, térjünk vissza a gyökerekhez, de merjünk kreatívak is lenni. Az alábbi példában a saját módszeremet írom le (már oly sokadjára). Az egyetlen különbség, hogy ezt jelenleg élvezem is, nem csak úgy tekintek rá, hogy meg is kellene csinálni. Mire is volt szükségem? Egy levelezőre, egy naptárra és egy tennivaló listára. Nem kell semmi speciális alkalmazás, egyszerűen vissza az alapokhoz. Kezdjük az emaillel.

A Gmail, ami mindenki kedvence nálam is sokáig webes felületen futott egy Mailplane nevű alkalmazásból, ami lényegében egy Gmailre kihegyezett böngésző, pár extra funkcióval. Nagyszerű program, de kidobtam. Mac OS X-et használok, amiben a beépített levelező pont megfelelő. POP elérésen letöltöm a leveleket és egy nagyon egyszerű rendszerben szortírozok. Az alapvető szabály, hogy az Inbox legyen mindig üres. Ha kapok egy levelet, akkor legtöbbször elolvasom, majd áthúzom egy Archive nevű mappába és vége. Csináltam egy Flagged mappát is, ami mindig kidobja a megjelölt leveleimet. Ide azok az emailek kerülnek, amikkel később lesz dolgom, vagy egyszerűen nem akarok vele az adott pillanatban foglalkozni. Az Inboxban megjelölöm, majd beledobom az Archive mappába, majd nincs tovább. Nem tartok tízensok mappát, ami később esetleg érdekel, arra rákeresek (nem volt még rá sok példa). Az Apple Mail további előnye, hogy közvetlenül tudok benne jegyzetelni és tennivalót létrehozni. Lényegében ez volt az ok, amiért otthagytam a webes Gmail-t. A tennivaló listám ráadásul integrálódik a másik két alkalmazással is, így látom mindenhol. A jegyzetelés igaz nem olyan fontos szempont nálam, de amikor kell, akkor kéznél van azonnal.

A naptáramat az iCalban vezetem. Mindössze egy darab, mert nincs szükségem többre, ebbe írom az összes eseményt, ami történni fog a közeljövőben velem. A todo listára a Things nevű alkalmazást használom, megtoldva egy egyszerű widgettel, ami kint ül a Dashboardomon, benne minden aktuális tennivalóm szinkronizálva a Things Today szekciójával. Ennek a funkciónak az lenne a lényege, hogy ide dobálod be az aznapi teendőidet, de én inkább egyszerű csillagozásnak/kiemelésnek fogom fel. Nem nagyon használok projekteket, inkább alapvető kategóriák szerint csoportosítom a todokat a Things-ben, home, blog, dev stb. A prioritás/határidő nem érdekel, csak a feladat. Amikor napközben meg akarom tekinteni a tennivaló listát, egyszerűen ránézek a Dashboardon lévő widget-re és látok mindent. Sokszor itt is veszek fel új feladatot, legtöbbször olyanokat, amik egyszerűek, gyorsan elvégezhetőek, kihagyva így a címkézgetést a Thingsben.

Fontos lehet még a mobilitás is, bár eddig még nem volt rá igazán szükségem. A fentebb leírt alkalmazások szinte teljes tartalmát elérem az internetről is (ha akarom). A leveleket a Gmail-ből, a naptárat/tennivaló listát a MobileMe-ről, egyedül a jegyzeteim maradnak offline, de ez igazán nem érdekel, ahogy írtam, még nem nagyon történt olyan eset, hogy szükségem lett volna rá.

Gyorsan összefoglalva ennyi, amit megtanultam és kifejlesztettem magamnak az elmúlt hónapokban. Felesleges minden sallangtól, csak azt használom, amire szükségem van. Azt hiszem még van mit fejleszteni ezen a módszeren is, de a koncepció már nagyon jól működik.

2008, Augusztus 19. | Beküldte: wyctim | Kategória: Alkalmazás, GTD, Mac, Mindennapok | 2 hozzászólás 

Nem túl macerás ez a GTD? Kell ez egyáltalán nekem?

Mint a legtöbben tudják, a Getting Things Done (GTD) egy produktivitási módszertan (illetve az erről írt könyv). Alapvetően arról szól, hogy felírom a céljaim és tennivalóim, illetve rendszeresen átnézem, rendezem őket. Ha kész vagyok valamelyikkel, akkor kihúzom. Nem tűnik túl bonyolultnak.

Akkor mégis, minek ez az egész? Érdemes egyáltalán vesződni vele? Nem egyszerűbb belevágni a magam módján? Az alábbiakban igyekszem némi fogódzót nyújtani, kérdések és válaszok formájában:

K: Minek nekem a GTD, ha segédeszköz nélkül is képes vagyok észben tartani a tennivalóimat?

V: Nagyon szerencsés vagy, te nem szorulsz rá a GTD-re, abba is hagyhatod az olvasást. Téged és a hozzád hasonló embereket csak irigyelni tudom ezért. Nekem túl sok minden kering a fejemben, és képtelen vagyok őket mindig felidézni, ráadásul többnyire pont nem akkor jutnak eszembe, amikor a legjobb lenne, hanem akkor, amikor éppen nem tudok mit kezdeni velük.

K: Én felírom a tennivalóimat papírra/programba, és működik. Minek nekem a GTD?

V: Irigylésre méltó állapot, neked valóban nincs szükséged a GTD-re. Én évekig küzdöttem mindenféle módszerrel, de hosszú távon sajnos egyik sem működött. Volt minden: Palm-todo, naptár, Outlook-task SmartPhone-szinkronizációval, GTD, Moleskine jegyzetfüzet, sima papírlapok stb. Az elején mindegyik jól ment, de aztán valahogy egyre gyűltek a feladatok, és maguk alá temettek, nem láttam át őket, és a lista nagy részét folyamatosan tologattam magam előtt. Frusztráló volt. Valami hiányzott, amitől az egész működne.

K: Én becsillagozom/bezászlócskázom az e-mailjeim, így semmit nem mulasztok el. Miért lenne szükségem a GTD-re?

V: Ha az összes munkád gyakorlatilag e-mailben történik, és minden egyes levél egyértelműen tartalmazza a vele végrehajtandó tennivalód, valamint az ezen kívüli (pl. otthoni) dolgaidat képes vagy fejben tartani, akkor valóban elegendő lehet az e-mail-rendszer használata. Nekem egy-egy e-mail nagyon sok külön feladatot rejthet, illetve rengeteg egyéb forrásból érkeznek még a tennivalók (pl. eszembe jut valami). Küldhetek persze önmagamnak is e-mailt, csináltam is így egy darabig, de nem éreztem optimálisnak a megoldást. Egy célszoftver sokkal könnyebben kezelhető, és többet nyújt.

K: Nem értem, mi ez a nagy felhajtás körülötte. Én is felírom a dolgokat, kihúzom, amivel kész vagyok, mégsem nevezem GTD-nek.

V: A GTD valóban rengeteg olyan elemet tartalmaz, amellyel máshol is találkozunk, illetve józan ésszel kitalálható. Ezt le is írja a szerző a könyvben. Igazából ott kezd érdekes lenni, ahol ezt a sok okosságot egy működőképes rendszerré építi össze, és kitér azokra a buktatókra, amelyek problémát okozhatnak az alkalmazásban.

K: Elég macerásnak tűnik, hogy minden tennivalómat felírjam. Muszáj?

V: A cél nem az, hogy írnokok, sőt, bürokraták legyünk. Ha valamit tudsz magadtól is, illetve azonnal meg tudsz csinálni, akkor semmi szükség, hogy felírd. Csináld meg, és kész. A munkád során a legfontosabb dolgok mennek maguktól is. A GTD olyan, mint egy jó személyi titkár, aki gondját viseli a mindenféle, apró-cseprő, sokszor bosszantó kötelességnek, felszabadítva téged ezzel, hogy a lényegre koncentrálhass.

K: De vajon működhet-e mindenkinek egy olyan módszert, amelyet valaki egyszer kitalált?

V: A Getting Things Done könyv több mint 20 év tanácsadói munka alapján született. A könyv szerzője, David Allen, és munkatársai coachként segítettek sok embernek, hogy képes legyen megbirkózni a rá bízott feladatokkal. A könyv nem az elméletből, hanem a gyakorlatból született. Éppen ezért tér ki rengeteg olyan problémára, amelyre eleinte nem is gondolsz, de a sok év tapasztalat alatt előjöttek.

K: Lehet, hogy érdekelne a dolog. Honnan tudom letölteni?

V: A GTD nem egy program, hanem módszertan. De leginkább egy út, melyen valami új születik a “tanítás” és a te személyed kölcsönhatásából. Te is alakulsz, a módszerek is a te igényeidhez igazodnak. Elindulhatsz azzal, hogy elolvasod a könyvet (lehetőleg angolul, de van magyar fordítása is), majd utána gyakorlod, és évente legalább egyszer újraolvasod. Találsz mindenféle tanácsot és információt a lifovery.com-on, a blogomban, és szerte az interneten.

K: Elég ijesztően hangzik, hogy évente olvassam újra a könyvet. Megéri egyáltalán belevágni?

V: A GTD első alkalmazásakor általában mindenki nagy lendülettel indul, remekül halad a dolgokkal, és úgy érzi, semmi nem állíthatja meg. Aztán hosszú távon elérhet olyan pontra, ahol úgy érzi, valahogy nem tökéletes minden. Ha újra elolvasod a könyvet, észre fogsz venni benne néhány olyan részt, amely első olvasáskor fel sem tűnt, de pont arra a tér ki, ami a megoldás lehet a te problémádra. Legjobb lenne persze egy mester, aki melletted áll, észreveszi, miben akadtál el, és segít túljutni rajta.

K: A papír vagy a szoftver a jobb?

V: Ez teljes mértékben tőled függ. A papír nagy előnye, hogy bármikor előveheted, átnézheted, ugyanakkor pár hónap használat után elég időigényes lehet a feladatok átirkálása. Én többször is nekifutottam, és mindig a papír volt a kedvencem, de mindig csak az első hónapban, utána egyre elviselhetetlenebbé vált. Ha hozzám hasonlóan amúgy is nap nagy részében a számítógép előtt ülsz, akkor megfontolandó a szoftver használata, amely támogatja a copy & paste funkciót, és egyéb hasznos módokon integrálódik a rendszerbe. Igazán elégedett akkor leszel, ha valahogy magaddal is tudod vinni a listáidat, lehetőleg módosíthatóan, pl. a telefonodon.

K: Melyik szoftver a legjobb?

V: Nagyrészt tőled, az igényeidtől és a szokásaidtól függ, hogy mit találsz majd a legjobbnak. Kísérletezni kell mindenfélével, és kialakul. Mindenesetre szerencsés vagy, ha most keresel ilyesmit, mert mostanában egyre több GTD-t támogató szoftver jelent meg, számítógépekre és okostelefonokra is.

K: Oké, de azt azért elárulhatnád, hogy te mit használsz.

V: Én egy ideje az OmniFocus nevű programot használom, a számítógépen és az iPhone-on is. Nem mondom, hogy tökéletes, de jól működik, és korrektül szinkronizál. Akárhova megyek, nálam van minden. Nagyon ígéretesnek tűnik a Things nevű, jelenleg bétában futó program is, amelyhez szintén megjelent az iPhone-változat.

[Ez a bejegyzés megjelent a blogomban is.]

2008, Augusztus 18. | Beküldte: gaba | Kategória: GTD | 3 hozzászólás 

Fedezd fel újra a Mac OS-t (3. rész)

Az OS X-ben található RSS integráció nagyon sok helyen felbukkan a rendszerben, megtalálható a böngészőben, levelezőben, sőt még külön képernyőkímélőnk is van, ami egy adott feed tartalmát mutatja.

RSS_location_Safari.jpgAlapesetben RSS feed-re mindig a böngészőből iratkozunk fel, ezt a Safari-ból is megtehetjük a címsorban található kék RSS feliratra kattintva. Ha az oldalhoz tartozik feed, akkor a Safari egy egyszerű felületen jeleníti meg nekünk a bejegyzéseket, amire úgy tudunk feliratkozni, hogy a feedet egyszerűen elmentjük a kedvenceink közé. Alapesetben a Safari csak akkor figyelmeztet a frissülésről, ha a kedvencek sávra mentjük le az oldalt. Ilyenkor egy szám jelenik meg a bookmark baron, ami az olvasatlan bejegyzések számát jeleníti meg. Ahhoz, hogy a kedvencek menüben elmentett feedeket is automatikusan frissítse, be kell kapcsolnunk a beállításokban, az RSS fülön lévő “Automatically update articles in Bookmark menu” opciót. Itt további lehetőségeink is vannak az RSS funkciók testre szabására. Beállíthatjuk például az alapértelmezett olvasót, az automatikus frissítés időtartamát, az új cikkek kiemelését stb.

safari_rss_sheet.jpg

Én személy szerint csak a nagyon fontos feedeket tartom a Safariban, az egyéb kevésbé fontos oldalakat Google Reader-ben olvasom (Google Reader csak billentyűzetről >>). Aki asztali RSS olvasót szeretne használni, annak a rendszerbe beépített Mail.app is hasznos lehet, ugyanis a 10.5-ös rendszertől kezdve ez is RSS képes. Ahhoz, hogy a Mail-ben megjelenítsük a kedvenc oldalaink új bejegyzéseit, egyszerűen a bal alsó sarokban lévő plusz gombra kell kattintanunk, majd kiválasztani a felbukkanó menüben az “Add RSS feeds…” opciót. Ezután kiválaszthatjuk a Safariban lévő már lementett feedeket is, vagy egyszerűen megadhatjuk a kívánt feed URL-ét. Az “Add” gomb megnyomása után máris megjelenik az oldalsávon.

mail_rss_subscribe.jpg

Lehetőségünk van Safariból is közvetlenül feliratkozni egy oldalra Mail-ben. Hasonlóan az előbb leírt módszerrel, kattintsunk a kék RSS feliratra a Safari címsorban, majd a feed jobb oldalán lévő linkek közül válasszuk az oldal alján lévő “Subscribe in Mail” lehetőséget. A feed azonnal megjelenik a Mail-ben.

Több oldal esetén érdemes kategorizálni azokat, ahogy azt egyébként is tennénk a könyvjelzőinkkel. Safariban egyszerűen csoportosíthatunk, például érdemes egy “News” vagy “RSS” nevű mappát létrehozni a kedvencek sávon, majd ezen belül újabb kategóriákba sorolva elmenteni az oldalakat. Ha a Mailt szeretnénk RSS olvasásra használni, akkor kattintsunk újra a Mail oldalsáv alján lévő plusz gombra, majd válasszuk ki a “New Mailbox” menüpontot. A felbukkanó ablakban a “Location” mellett válasszuk ki az RSS lehetőséget, majd írjunk be egy nekünk tetsző nevet. Az “OK” megnyomása után megjelenik egy új mappa az RSS szekcióban, ahova egyszerűen bedobálhatjuk az oda való feedeket, így csoportosítva azokat.

Ha egy oldalt nagyon kedvelünk, akkor érdemes kipróbálni az RSS Visualizer nevű képernyőkímélőt. A System Preferences/Desktop & Screen Saver/Screen Saver fülön érhetjük el ezt. Keressük meg a bal oldali listában, válasszuk ki, majd a jobb oldalon lévő gyorsnézet alatt kattintsunk az “Options” gombra. A felbukkanó ablakban láthatjuk a gépen elmentett összes feedet, válasszunk ki egyet, nyomjuk meg az “OK” gombot, majd kattintsunk alul a Test-re. Elindult a képernyőkímélőnk a kedvenc oldalunk híreivel. Érdemes megfigyelni a hírek alatt lévő számokat, ha megnyomjuk az ezeknek megfelelő gombot a billentyűzeten, akkor azonnal elindul a böngészőnk, megnyitva az adott hírt az eredeti oldalon.

RSS_Viz_Options.jpg

2008, Augusztus 9. | Beküldte: wyctim | Kategória: Alkalmazás, Mac, Tipp | Nincsenek hozzászólások 

Copyright © 2007 lifovery • Az oldalt a WordPress hajtja • Hoszting: Wish