Gyors levélírás böngészés közben [Ajánló]

Böngészés közben sokszor eszünkbe jut, hogy gyorsan akarunk írni egy emailt, ha Gmail-t használunk, akkor az alábbi egyszerű trükkel felgyorsíthatjuk ezt a folyamatot.

Nyissuk meg a Gmailben a levélírás oldalt, majd a jobb felső sarokban klikkeljünk a pop-out linkre. Ennek az ablaknak az url-jét tároljuk el a Firefox bookmarkjaink közé, a bookmarkoláskor kattintsuk be a “Load this bookmark in the sidebar” checkboxot.

Gyors levélírás böngészés közben (via Webisztán)

2008, Május 6. | Beküldte: wyctim | Kategória: Ajánló, Email, Mindennapok | 1 hozzászólás 

Hogyan importálhatod a leveleidet GMail-be?

Email Sokan használnak GMail-t, néhányan többet is (nekem is van vagy három). Kézenfekvő, hogy egyetlen GMail-t használjunk egyedül, mert bárhonnan elérhető, elegendő tárhellyel rendelkezik, hogy a komplett levelezésünket ott tárolhassuk, és nem utolsó sorban lényegesen leegyszerűsíti az életünket, ha nem kell ki-be lépkednünk a különböző webmail felületeken, egyetlen felhasználónevet és jelszót kell folyamatosan fejben tartanunk.

Ráadásul nem csak importálhatok más emaileket, de ezekről a címekről leveleket is küldhetek a GMail-en keresztül.

Mit kell ehhez tenned?

Először is, állítsd be a GMail-ben, hogy POP3-ról töltse le a leveleidet. Egy popup képernyőn megadod a régi emailcímed, a hozzáférési adatokat az emailfiókhoz. Hasznos, ha felcímkézed a leveleidet, én pl. a régi emailcímemet használtam címkének, így azonnal látom, hogy hova is érkezett a levél eredetileg.

Beállítás lépésről lépésre:

  1. Klikk: Beállítások
  2. Klikk: Fiókok
  3. E-mail letöltése más fiókokból, Klikk: További e-mail fiók hozzáadása
  4. Add meg az email címed, Klikk: Következő lépés
  5. Add meg a felhasználóneved, jelszód, pop3 server címét - ha van. (GMail import esetén először engedélyezni kell a pop3 hozzáférést).
  6. Döntsd el, hogy akarsz-e másolatot hagyni a szerveren, akarsz-e címkét hozzárendelni, titkosított kapcsolatot, azonnali archiválást.
  7. Klikk: Fiók hozzáadása
  8. Döntsd el, hogy akarsz-e erről a címről email-t küldeni (később is beállítható)
  9. Add meg a postafiókhoz tartozó nevet.
  10. Ezután kapsz egy hitelesítő kódot, amit meg kell adnod.

A hivatalos blog szerint eltelik egy kis időbe, míg megérkeznek a levelek, nálam azonnal megérkeztek, igaz, csak egy levél volt a postafiókomban.

Forrás: Tips for importing email to Gmail

2008, Április 2. | Beküldte: xsolutions | Kategória: Email | 6 hozzászólás 

Nyaralás előtt és után [Lifehack]

vacation.jpegPár hónap és itt az év legjobb évszaka a nyár, lassacskán szervezgetjük, hogy hol akarjuk azt a jól megérdemelt két hetet eltölteni. Egy weben dolgozó embernek maga a rémálom amikor visszatér a nyaralásból. Minden, amit előtte otthagyott a feje tetején áll, több száz olvasatlan email és bejegyzés rss-en, todo-k halma és félkész projektek.

Előtte és utána

Sokan azt hiszik, hogy a nyaralásból visszatérés után elég az, ha valamilyen már bevált módszert alkalmaznak a rengeteg adat feldolgozására. Ez nem így van, sokkal jobb, ha már a nyaralás kezdete előtt felkészülsz. Nézzük hogyan.

Mielőtt nyaralni mész

A módszer egy egyszerű ötletet alkalmaz: nullázni és kiüríteni mindent.

  • Email: az egyik legnehezebb folyamat, de mégis a legfontosabb. Ugye azt nem kell külön leírnom, hogy az Inbox-odat hagyd teljesen üresen. Amikor elindítod a levelező, akkor az első, hogy dolgozd fel teljesen a bejövő leveleket. Ezután nézd át a fontosabb label-eket, ne hagyj se csillagozott levelet, minden változó tartalmú mappát nullázz le, vidd át a todo listáidra a fontos dolgokat. Állíts be egy automatikus válaszmailt, amiben leírod, azért nem válaszolsz, mert nyaralsz, de a küldő figyelmét hívd fel arra, hogy a levele nem lesz elfelejtve. Gmail-ben már van is erre egy funkció, a Settings alatt tudjuk bekapcsolni a General fülön a “Vacataion responder” opciót. Ha kész vagy akkor pedig zárd be a levelezőt és ne nyisd meg addig míg nem leszel otthon megint.
  • Tennivalók és projektek: végezz el minden maradék todo-t, amit nem tudsz azonnal, azt másold ki, majd állíts be a naptáradban egy emlékeztetőt a hazaérkezés időpontjára. A megjegyzésbe írd bele a kimásolt todo-kat, az eseményt pedig mentsd el “Tedd ezeket az elemeket a todo listára” néven. A kimásolt feladatokat töröld a todo listáról. Az aktuális projektjeidből nézd át az elkövetkező feladatokat, ürítsd az itt lévő Inbox-od is.
  • Naptár: itt csak annyi a feladatod, hogy törölj ki minden esetleg ottmaradt eseményt az elkövetkező időszakra míg nyaralsz.
  • RSS: nullázd le teljesen, olvass el minden érdekes bejegyzést, ne hagyj semmit későbbre, két hét múlva már úgyse lesz aktuális. Sokan félnek, hogy lemaradnak valami fontosról a nyaralás közben, viszont nem akarnak több ezer olvasatlan bejegyzést átpörgetni. Én azt ajánlom, hogy csinálj egy új címkét az RSS olvasódban, ami alá beteszed a 20-30 legjobban kedvelt blogod feed-jét. Ami nagyon fontos, hogy ne rakj ide híroldalt, a hírek egy-két napig aktuálisak csak, két hét alatt pedig sok dolog történik. Ne aggódj, nem fogsz lemaradni semmi lényegesről.

Ha ezeket végigcsináltad, akkor felejts el mindent, ne gondolkozz a nyaralás közben a projektjeiden, ne akarj email-t olvasni a tengerparton, inkább töltsd az időt a családdal/baráttal/barátnővel. Élvezd a nyaralást.

Miután hazaértél

Készülj fel lelkileg a sok olvasatlan elemre, ne hagyd, hogy meglepjen több száz email vagy RSS bejegyzés. Ami a legfontosabb, ne az emailek feldolgozásával kezd egyből a hazatérés után.

  • RSS: azt tanácsolom, hogy itt indulj el. Az első lépés nagyon egyszerű, lelkiismeret nélkül nyomj egy “Minden bejegyzés olvasva” gombot az összes címkéden, kivéve azon amit nyaralás előtt a legkedveltebb oldalaidnak csináltál. Itt valószínűleg pár száz bejegyzés fog várni, máris jobban hangzik, mint több ezer. Ezeket olvasd át, majd jöhetnek az elmúlt két hét legfontosabb hírei. Erre azt ajánlom ne RSS olvasót használj, inkább nézd át a Digg vagy más hírgyűjtő oldal témába vágó elmúlt kétheti legjobb bejegyzéseit. A Google Reader felhasználók akár a barátjaik megosztott elemeire is bízhatják ezt, lényegében úgyis azt osszuk meg, ami érdekes vagy fontos.
  • Tennivalók: valószínűleg már közben megkaptad az emlékeztetőt, amit beállítottál a nyaralás előtt a naptáradon. Nézd át még egyszer az ott lévő todo-kat mielőtt visszateszed a listára. Ha már nem aktuális, akkor töröld, ugyanígy a projektek között is tegyél rendet. Rakj a todo listára pár apróbb feladatod, amit azonnal végezz is el, csak hogy visszaszoktasd magad a használatára.
  • Email: mielőtt megnyitod a leveleződ, készülj fel, hogy ez lesz a legnehezebb feladat. Az első, hogy kapcsold ki az automatikus választ, amit a nyaralás előtt állítottál be. Ezután pörgesd át gyorsan a leveleket, amit nagyon fontosnak találsz, azokat csillagozd meg, ami kevésbé lényeges, arra tegyél egy “SOON” címkét, a hírleveleket és egyéb felesleges dolgokat pedig vagy töröld, vagy gyűjtsd be egy “JUNK” címke alá, végül ürítsd az Inbox-ot. Ha kész vagy az osztályzással, akkor nézd át a csillagozott leveleket, amire kell válaszolj azonnal, ami még várhat, azt tedd be a “HOLD” címke alá. Az itt kapott feladatokat és eseményeket vedd fel a tennivalóid közé és a naptáradba. Ezután dolgozd fel hasonlóan a “SOON” címke alatt lévő leveleket, a “JUNK” alatt lévő iwiw-en bejelölt ez meg az típusú email-eket hagyd a legvégére, ezekhez csak akkor nyúlj, ha már minden más fontos levelet processzáltál. Ha kész vagy akkor akár törölheted is a “JUNK” és “SOON” labeleket. Végül zárd be a levelezőt és ne nyisd meg még egyszer aznap, örülj inkább annak, hogy sikeresen feldolgoztad a kapott emailcunamit, ne akarj magadnak még több munkát.

Miután végeztél mindennel vegyél egy fürdőt, vagy sétálj egyet, közben nyugodtan tudsz gondolkozni a fent álló projektjeiden és részletezni tudod magad előtt a fontosabb dolgokat, vissza tudsz rázódni a hétköznapokba.

Update: xsolutions hívta fel a figyelmemet egy bejegyzésre a blogján, ami arról ír, hogy mit csinálj a blogoddal, amikor nyaralni mész.

2008, Április 2. | Beküldte: wyctim | Kategória: Email, Lifehack, Tipp | 6 hozzászólás 

Tuti tipp a spam forrásának megállapítására

EmailAz erdeti ötletet az Online Marketing blogon olvastam, a legutóbbi index.hu – Samsung spam botrány kapcsán. Azóta áttértem erre a megoldásra én is.

Az ötlet a következő: minden egyes feliratkozáshoz, kérdőív kitöltéséhez saját emailcímet rendelsz igy azonosítva azt az eseményt, ahol megadtad az emailcímedet. Azaz a jövőben mindig tudni fogod, hogy milyen forrásból ismerték meg az emailcímedet, ha esetleg spamet kapsz.

Ez legegyszerűbben akkor működhet, ha saját domainnel rendelkezel. Ebben az esetben ugyanis az összes emailt megkapod, ami a domainre érkezik. Ehhez létre kell hoznod a domained (pl. enyimdomain.hu) alatt egy új mailboxot (pl. spam@enyimdomain.hu). Én azért hoztam létre egy külön mailboxot, mert így teljesen el tudom különíteni a rendes levelezésemtől. Az ismeretlen címre érkező leveleket átirányítod erre a mailboxra. Amikor egyszeri alkalomra szóló emailt kell megadnod, akkor egy új emailcímet adsz meg (pl. itt-regisztralok-20080331@enyimdomain.hu). Ezzel egyértelműen beazonosítod, hogy mikortól él a cím, milyen cégnek adtad meg. (És mivel nem létezik hozzá más átirányítás, netán postafiók, ezért automatikusan a spam@ címre fog beesni.)

Mit tehetsz akkor, ha nincs saját domained? Akkor javaslom a freemail szolgáltatást, ott ugyanis egyszerűen tudsz átírányítani (forwardolni) postafiókokat más címekre. Hozz létre egy énnickem-spam@freemail.hu postafiókot. Minden alkalommal, amikor használni akarsz egy új emailcímet, akkor hozz létre a freemailen egy megfelelő emailcímet (pl. itt-regisztrálok-20080331–énnickem@freemail.hu), amit irányíts át az énnickem-spam@freemail.hu postafiókra.

Ne felejtsd el egyik esetben sem a spamgyűjtő postafiókok rendszeres ellenőrzését – már csak azért sem, mert ide kapod az ellenőrző email-eket is!

2008, Március 31. | Beküldte: xsolutions | Kategória: Email | 17 hozzászólás 

A “Tárgy” a levél legfontosabb része!

Naponta körülbelül 100-120 emailt kapok. Ennek egy jelentős része hír, sajtófigyelés, hírlevél, és általában olyan dolog, amivel igazából nincs különösebb teendőm, azon kívül, hogy elolvasom őket. Marad viszont minden nap legalább 30-40 levél, ami folyamatban levő projektekre vonatkozik. Az irodánkban mindenki más is kap legalább ennyit, és nyilván az ügyfeleink is. Könnyítsük meg egymás életét azzal, hogy okosan használjuk a „Tárgy” mezőt! Magamnak két aranyszabályt határoztam meg:

Minden fontos információ szerepeljen a tárgyban! Ahogy a jó jegyzetelésről szóló bejegyzésben is említettem, a fontos információk: Ki? Mit? Mikorra? Felejtsd el az „Éves terv”, és a „Míting” tárgyú maileket! Mennyivel jobb és informatívabb, ha azt írod: „Favágó Zrt. éves terv (Jocó csapata, április 1-ig)”, vagy „Stratégiai míting szerdán du 3-kor”. Neked hosszabb leírni, de a címzettnek némi időt, és mérhetetlenül sok energiát takaríthatsz meg. Az informatív tárgyú levelet feldolgozni is sokkal gyorsabb, például a GTD rendszerben.

Változtass a tárgyon, ha szükséges! Hányszor fordul elő, hogy néhány levélváltást követően már teljesen másról van szó, mint ami a tárgyban szerepel? Nagyon sokszor. „Jaj, a másik projekttel kapcsolatban pedig azt akartam mondani, hogy…” vagy „Amit tegnap a költségvetésről kérdeztél, nos…” Rémesen kellemetlen ezeket a levelezéseket később visszakeresni! Ha új témára térsz át, figyelj oda arra is, hogy a tárgy igazodjon a tartalomhoz! Sőt, lehetőleg a levéltestből is töröld ki a korábbi beszélgetés ottmaradt nyomait. Ennek a szabálynak van egy ritkábban előforduló variációja is: ne változtass a tárgyon, ha nem muszáj (mondjuk egy poén kedvéért)! A GMail, és a jobb asztali levelezőprogramok is képesek a levelezést „szálanként” megmutatni, tehát a kapcsolódó mailek egymás alatt jelennek meg. Ha megváltoztatod a tárgyat, a szál megtörik.

Amint látjátok, nem találtam fel a meleg vizet. Egyszerű tippekről van szó, lehet, hogy már most is használjátok őket. De átismételni soha nem árt. :-) A kiegészítéseket, saját ötleteiteket sok szeretettel várom a kommentek között!

2008, Március 19. | Beküldte: karma | Kategória: Email, Tipp | 4 hozzászólás 

Copyright © 2007 lifovery • Az oldalt a WordPress hajtja • Hoszting: Wish