Produktivitás a mindennapi embernek

Folytatnám a sort Gaba tegnapi bejegyzéséhez kapcsolódva, amiben arról volt szó, hogy kell-e neked a GTD. Induljunk ki egy egyszerű példából, egy hétköznapi számítógép használó vagy, aki zenét hallgat, böngészi az internetet, esetleg csinál valami kreatív munkát is. Nem kapsz naponta 100-200 emailt, nem vagy állandóan a mobilodhoz kötve, egyszerűen csak szeretnél valami rendszert találni magadnak, amivel úgymond karbantarthatod az életed. Ilyen vagyok én is és azt hiszem az emberek 70%-a még rajtam kívül hasonló cipőben jár. Egyszerűek vagyunk, csak éppen nem tudjuk hogyan lássuk át az életünket egyszerűen.

Kipróbáltam már rengeteg módszert, nem segített, használtam sokféle alkalmazást, de legtöbbször ágyúval verébre érzés volt. Ahogy a GTD rendszer szakértői szokták mondani, ne használj pilótavizsgás eszközöket, mert csak magadat hátráltatod. Ez igaz, de hogyan implementáljuk a GTD-t a GTD nélkül? Egyszerű, használjuk az alapszabályokat, térjünk vissza a gyökerekhez, de merjünk kreatívak is lenni. Az alábbi példában a saját módszeremet írom le (már oly sokadjára). Az egyetlen különbség, hogy ezt jelenleg élvezem is, nem csak úgy tekintek rá, hogy meg is kellene csinálni. Mire is volt szükségem? Egy levelezőre, egy naptárra és egy tennivaló listára. Nem kell semmi speciális alkalmazás, egyszerűen vissza az alapokhoz. Kezdjük az emaillel.

A Gmail, ami mindenki kedvence nálam is sokáig webes felületen futott egy Mailplane nevű alkalmazásból, ami lényegében egy Gmailre kihegyezett böngésző, pár extra funkcióval. Nagyszerű program, de kidobtam. Mac OS X-et használok, amiben a beépített levelező pont megfelelő. POP elérésen letöltöm a leveleket és egy nagyon egyszerű rendszerben szortírozok. Az alapvető szabály, hogy az Inbox legyen mindig üres. Ha kapok egy levelet, akkor legtöbbször elolvasom, majd áthúzom egy Archive nevű mappába és vége. Csináltam egy Flagged mappát is, ami mindig kidobja a megjelölt leveleimet. Ide azok az emailek kerülnek, amikkel később lesz dolgom, vagy egyszerűen nem akarok vele az adott pillanatban foglalkozni. Az Inboxban megjelölöm, majd beledobom az Archive mappába, majd nincs tovább. Nem tartok tízensok mappát, ami később esetleg érdekel, arra rákeresek (nem volt még rá sok példa). Az Apple Mail további előnye, hogy közvetlenül tudok benne jegyzetelni és tennivalót létrehozni. Lényegében ez volt az ok, amiért otthagytam a webes Gmail-t. A tennivaló listám ráadásul integrálódik a másik két alkalmazással is, így látom mindenhol. A jegyzetelés igaz nem olyan fontos szempont nálam, de amikor kell, akkor kéznél van azonnal.

A naptáramat az iCalban vezetem. Mindössze egy darab, mert nincs szükségem többre, ebbe írom az összes eseményt, ami történni fog a közeljövőben velem. A todo listára a Things nevű alkalmazást használom, megtoldva egy egyszerű widgettel, ami kint ül a Dashboardomon, benne minden aktuális tennivalóm szinkronizálva a Things Today szekciójával. Ennek a funkciónak az lenne a lényege, hogy ide dobálod be az aznapi teendőidet, de én inkább egyszerű csillagozásnak/kiemelésnek fogom fel. Nem nagyon használok projekteket, inkább alapvető kategóriák szerint csoportosítom a todokat a Things-ben, home, blog, dev stb. A prioritás/határidő nem érdekel, csak a feladat. Amikor napközben meg akarom tekinteni a tennivaló listát, egyszerűen ránézek a Dashboardon lévő widget-re és látok mindent. Sokszor itt is veszek fel új feladatot, legtöbbször olyanokat, amik egyszerűek, gyorsan elvégezhetőek, kihagyva így a címkézgetést a Thingsben.

Fontos lehet még a mobilitás is, bár eddig még nem volt rá igazán szükségem. A fentebb leírt alkalmazások szinte teljes tartalmát elérem az internetről is (ha akarom). A leveleket a Gmail-ből, a naptárat/tennivaló listát a MobileMe-ről, egyedül a jegyzeteim maradnak offline, de ez igazán nem érdekel, ahogy írtam, még nem nagyon történt olyan eset, hogy szükségem lett volna rá.

Gyorsan összefoglalva ennyi, amit megtanultam és kifejlesztettem magamnak az elmúlt hónapokban. Felesleges minden sallangtól, csak azt használom, amire szükségem van. Azt hiszem még van mit fejleszteni ezen a módszeren is, de a koncepció már nagyon jól működik.

2008, Augusztus 19. | Beküldte: wyctim | Kategória: Alkalmazás, GTD, Mac, Mindennapok | 2 hozzászólás 

Nem túl macerás ez a GTD? Kell ez egyáltalán nekem?

Mint a legtöbben tudják, a Getting Things Done (GTD) egy produktivitási módszertan (illetve az erről írt könyv). Alapvetően arról szól, hogy felírom a céljaim és tennivalóim, illetve rendszeresen átnézem, rendezem őket. Ha kész vagyok valamelyikkel, akkor kihúzom. Nem tűnik túl bonyolultnak.

Akkor mégis, minek ez az egész? Érdemes egyáltalán vesződni vele? Nem egyszerűbb belevágni a magam módján? Az alábbiakban igyekszem némi fogódzót nyújtani, kérdések és válaszok formájában:

K: Minek nekem a GTD, ha segédeszköz nélkül is képes vagyok észben tartani a tennivalóimat?

V: Nagyon szerencsés vagy, te nem szorulsz rá a GTD-re, abba is hagyhatod az olvasást. Téged és a hozzád hasonló embereket csak irigyelni tudom ezért. Nekem túl sok minden kering a fejemben, és képtelen vagyok őket mindig felidézni, ráadásul többnyire pont nem akkor jutnak eszembe, amikor a legjobb lenne, hanem akkor, amikor éppen nem tudok mit kezdeni velük.

K: Én felírom a tennivalóimat papírra/programba, és működik. Minek nekem a GTD?

V: Irigylésre méltó állapot, neked valóban nincs szükséged a GTD-re. Én évekig küzdöttem mindenféle módszerrel, de hosszú távon sajnos egyik sem működött. Volt minden: Palm-todo, naptár, Outlook-task SmartPhone-szinkronizációval, GTD, Moleskine jegyzetfüzet, sima papírlapok stb. Az elején mindegyik jól ment, de aztán valahogy egyre gyűltek a feladatok, és maguk alá temettek, nem láttam át őket, és a lista nagy részét folyamatosan tologattam magam előtt. Frusztráló volt. Valami hiányzott, amitől az egész működne.

K: Én becsillagozom/bezászlócskázom az e-mailjeim, így semmit nem mulasztok el. Miért lenne szükségem a GTD-re?

V: Ha az összes munkád gyakorlatilag e-mailben történik, és minden egyes levél egyértelműen tartalmazza a vele végrehajtandó tennivalód, valamint az ezen kívüli (pl. otthoni) dolgaidat képes vagy fejben tartani, akkor valóban elegendő lehet az e-mail-rendszer használata. Nekem egy-egy e-mail nagyon sok külön feladatot rejthet, illetve rengeteg egyéb forrásból érkeznek még a tennivalók (pl. eszembe jut valami). Küldhetek persze önmagamnak is e-mailt, csináltam is így egy darabig, de nem éreztem optimálisnak a megoldást. Egy célszoftver sokkal könnyebben kezelhető, és többet nyújt.

K: Nem értem, mi ez a nagy felhajtás körülötte. Én is felírom a dolgokat, kihúzom, amivel kész vagyok, mégsem nevezem GTD-nek.

V: A GTD valóban rengeteg olyan elemet tartalmaz, amellyel máshol is találkozunk, illetve józan ésszel kitalálható. Ezt le is írja a szerző a könyvben. Igazából ott kezd érdekes lenni, ahol ezt a sok okosságot egy működőképes rendszerré építi össze, és kitér azokra a buktatókra, amelyek problémát okozhatnak az alkalmazásban.

K: Elég macerásnak tűnik, hogy minden tennivalómat felírjam. Muszáj?

V: A cél nem az, hogy írnokok, sőt, bürokraták legyünk. Ha valamit tudsz magadtól is, illetve azonnal meg tudsz csinálni, akkor semmi szükség, hogy felírd. Csináld meg, és kész. A munkád során a legfontosabb dolgok mennek maguktól is. A GTD olyan, mint egy jó személyi titkár, aki gondját viseli a mindenféle, apró-cseprő, sokszor bosszantó kötelességnek, felszabadítva téged ezzel, hogy a lényegre koncentrálhass.

K: De vajon működhet-e mindenkinek egy olyan módszert, amelyet valaki egyszer kitalált?

V: A Getting Things Done könyv több mint 20 év tanácsadói munka alapján született. A könyv szerzője, David Allen, és munkatársai coachként segítettek sok embernek, hogy képes legyen megbirkózni a rá bízott feladatokkal. A könyv nem az elméletből, hanem a gyakorlatból született. Éppen ezért tér ki rengeteg olyan problémára, amelyre eleinte nem is gondolsz, de a sok év tapasztalat alatt előjöttek.

K: Lehet, hogy érdekelne a dolog. Honnan tudom letölteni?

V: A GTD nem egy program, hanem módszertan. De leginkább egy út, melyen valami új születik a “tanítás” és a te személyed kölcsönhatásából. Te is alakulsz, a módszerek is a te igényeidhez igazodnak. Elindulhatsz azzal, hogy elolvasod a könyvet (lehetőleg angolul, de van magyar fordítása is), majd utána gyakorlod, és évente legalább egyszer újraolvasod. Találsz mindenféle tanácsot és információt a lifovery.com-on, a blogomban, és szerte az interneten.

K: Elég ijesztően hangzik, hogy évente olvassam újra a könyvet. Megéri egyáltalán belevágni?

V: A GTD első alkalmazásakor általában mindenki nagy lendülettel indul, remekül halad a dolgokkal, és úgy érzi, semmi nem állíthatja meg. Aztán hosszú távon elérhet olyan pontra, ahol úgy érzi, valahogy nem tökéletes minden. Ha újra elolvasod a könyvet, észre fogsz venni benne néhány olyan részt, amely első olvasáskor fel sem tűnt, de pont arra a tér ki, ami a megoldás lehet a te problémádra. Legjobb lenne persze egy mester, aki melletted áll, észreveszi, miben akadtál el, és segít túljutni rajta.

K: A papír vagy a szoftver a jobb?

V: Ez teljes mértékben tőled függ. A papír nagy előnye, hogy bármikor előveheted, átnézheted, ugyanakkor pár hónap használat után elég időigényes lehet a feladatok átirkálása. Én többször is nekifutottam, és mindig a papír volt a kedvencem, de mindig csak az első hónapban, utána egyre elviselhetetlenebbé vált. Ha hozzám hasonlóan amúgy is nap nagy részében a számítógép előtt ülsz, akkor megfontolandó a szoftver használata, amely támogatja a copy & paste funkciót, és egyéb hasznos módokon integrálódik a rendszerbe. Igazán elégedett akkor leszel, ha valahogy magaddal is tudod vinni a listáidat, lehetőleg módosíthatóan, pl. a telefonodon.

K: Melyik szoftver a legjobb?

V: Nagyrészt tőled, az igényeidtől és a szokásaidtól függ, hogy mit találsz majd a legjobbnak. Kísérletezni kell mindenfélével, és kialakul. Mindenesetre szerencsés vagy, ha most keresel ilyesmit, mert mostanában egyre több GTD-t támogató szoftver jelent meg, számítógépekre és okostelefonokra is.

K: Oké, de azt azért elárulhatnád, hogy te mit használsz.

V: Én egy ideje az OmniFocus nevű programot használom, a számítógépen és az iPhone-on is. Nem mondom, hogy tökéletes, de jól működik, és korrektül szinkronizál. Akárhova megyek, nálam van minden. Nagyon ígéretesnek tűnik a Things nevű, jelenleg bétában futó program is, amelyhez szintén megjelent az iPhone-változat.

[Ez a bejegyzés megjelent a blogomban is.]

2008, Augusztus 18. | Beküldte: gaba | Kategória: GTD | 3 hozzászólás 

5 dolog, amit nem tudsz megoldani GTD-vel

Amióta megismerkedtem a GTD-vel, érdeklődve olvasom az ezzel kapcsolatos témákat. Sok mindenben segített egy kicsit rendszerezettebbé tennem az életemet. Amikor a 5 Things GTD Won’t Fix-et olvastam, egy kicsit magamra találtam az írásban.

1. Önfegyelem

Különbséget kell tennünk szervezettség és fegyelmezettség között.

Én személy szerint nem vagyok a szokások rabja. Persze van egy pár, de új szokások megtanulása nehezemre esik. Képtelen vagyok arra, hogy pár napnál tovább szedjek be egy gyógyszert - mindig ugyanabban az időpontban. Hiába írom fel a TODO listára az elvégzendő feladatokat, ha elfelejtem megnézni a TODO listát. Vagy megnézem, de közben nem csoportosítom át a bejövő, magasabb prioritású események alapján.

Néhány dolgot azért sikerült magamévá tennem, pl. a beérkező levelek ürítését, új projekteknél a tennivalók listába szedését (és szem elött tartását azáltal, hogy az íróasztalomra ragasztom). De még a heti céges projekttalálkozók sem mindig ugyanazon a napon vannak.

Tudom, az én hibám, nem a GTD-é.

2. ADD, figyelemhiányos zavar

A cikk írója szerint a legtöbb vállalkozónál megfigyelhető valamilyen fokú figyelemhiányos hiperaktivitás-zavar. Ez nem az önfegyelem hiánya, hanem az agy működésének mássága.

Még ha nem is diagnosztizáltak ezzel a betegséggel, a wikipédiában felsorolt 18 tünetből 10 rendszeresen jellemző rám (mindennapi életemben állandóan jelen van), 3 sokszor visszatérő elem. Szerencsére tanulmányaim során soha nem származott ebből hátrányom, valamint felismerve az egyes pontokat sikerül kordában tartom, hogy ne is legyen.

A GTD nem megoldás az ADD-re.

3. Függőség

Hello, Józsi vagyok, blogfüggő.

(”Hello Józsi”)

Rengeteg olyan tevékenység van, amitől függővé lehet válni: legyen az valamilyen játék (pl. Sudoku), social média, blogok, pornó, televizió… olyan tevékenységek, amelyek akadályoznak a hatékonyságban.

Ahelyett, hogy abbahagynám a blogok olvasását, olyan módszereket kerestem, amivel kordában tudom tartani az erre szánt időt. Az xTime* programmal elkezdtem mérni az egyes task-okra szánt időt. (xTime, mert kicsi, egyszerű és mert Java. Alternativ program: Klok, egy Adobe Air alkalmazás a maga csinosságában.) Amikor a blogolvasás túllépte a munkával töltött órák számát, akkor sikerült magammal megállapodnom egy - még egészséges - blogolvasási időbeosztásban.

GTD nem fog meggyógyítani a függőségeidből, bármilyen is legyen az, de a függőségeid addig szipolyozzák az idődet, amíg nem tudod kezelni őket valamilyen módon.

*Az xTime saját fejlesztés, jelenleg is fejlesztés alatt van. A program igyekezett megmaradni KISS (Keep It Simple Stupid) szinten maradni, ezért nincsenek összegzések, kiértékelések, csak a szummázott, az adott feladattal eltöltött idő. Ha további információ érdekel az xTime-ról, keress meg email-en, szívesen állok a rendelkezésedre.

4. System overload

Ha naponta 4-5 órára van szükséged az inbox-od kiürítésére, akkor mit vársz? Ha olyan határidőket igérsz ügyfeleidnek, amelyek miatt 50-60 órát kell a hetén dolgozni, akkor egy héten közel 80 órát fogsz munkával tölteni.

Persze néhány dolgot lepasszolhatsz másoknak, de ennek határa van. Ráadásul minnél inkább leterheled a szervezeted, annál kevesebb idő lesz beosztani az idődet, ami végül a 22-es csapdájához vezet.

Tudom, hogy hosszú idő, de érdemes megtanulni egy apró szócskát: “nem”. Ha valamire nincs időd, akkor ne ígérd meg, hogy megteszed. Ha valaminek az elvégzése 60 óra, akkor ne ígérd meg, hogy 40 óra alatt elvégzed. Nem csak arról van szó, hogy 20 órát ingyen dolgozol, hanem arról is, hogy ezt a 20 órát abból az időből vonod el, amikor mást kellene csinálnod (például valamilyen szabadidős tevékenységet).

5. Megfelelő prioritások

Persze egy szép nagy lista jól láthatóvá teszi, hogy a mindennapi tevékenységed miképp befolyásolja az életed céljának elérését, de a GTD-ben semmi sem segít neked megtalálni azt, ami számodra a legfontosabb.

Néhány évvel ezelőtt napi 10-16 órákat dolgoztam egy softwarefejlesztő cégnek. Mivel anyagilag is érdekelt voltam abban, hogy minnél hamarabb befejezzük az adott projektet (ráadásul ennél a konkrét projektnél szűk határidővel is dolgoztunk), ezért mindannyian maximális erőfeszítéssel dolgoztunk. AKKOR nem vettem észre, hogy a munkahelyem átvette az irányítást az életem felett. Ha MA történne ugyanez, akkor valószínűleg másképp kezelném a helyzetet (de semmi esetre sem dolgoznék 16 órákat, beleértve a hétvégéket is).

Az akkori helyzeten semmilyen time management system nem tudott volna segíteni, néha meg kell hoznunk a nehéz döntéseket.

Összegzés

A fenti pontok mindegyike befolyással van az életünkre, befolyásolja az egyes tevékenységekkel töltött időt. A többségükön lehet változtatni, de egyikük sem kimondottan a GTD tevékenységébe, kontrollja alá tartozik. Ne azért fordulj a GTD-hez, mert valamelyik fenti pont miatt nem jut időd más (esetleg fontosabb) dolgokra.

Amikor úgy döntesz, hogy alkalmazod a GTD-t a saját életedre, akkor gondolkodj hosszú távon: mi az, amit magadévá tudsz tenni, mi az, ahol változnod kell, végül pedig: akarsz-e változni? Ha szükségét érzed, kérj segítséget a változáshoz. Ha valamit nem tudsz a GTD-ből alkalmazni, akkor ne alkalmazd mindenáron: ehelyett próbáld azt a szemléletet átvenni, amit a GTD közvetít: az életünk egyszerűbbé és kényelmesebbé tételét, hogy a munkán túl több időnk maradjon szeretteinkre, hobbinkra, az életünkre.

Akár az xTime-ot, akár a Flock-ot, akár más, idő kezelő alkalmazást használsz, biztos lehetsz benne, hogy segíteni fog kiszűrni azokat a tevékenységeket, amikre valamilyen oknál fogva túl sok időt szánsz. Én pl. a kávészünetet is felvettem a listára, és ha a kávészünettel töltött percek (órák) száma aránytalanul sok az elvégzett munkához képest, akkor végiggondolom egy nyugodt pillanatban, hogy ennek mi az oka.

Forrás: 5 Things GTD Won’t Fix

Are You Wasting Precious Time?

2008, Június 17. | Beküldte: xsolutions | Kategória: GTD | 3 hozzászólás 

Papír alapú GTD [Ajánló]

Új kategóriát szeretnék indítani, ahova a mások által írt olyan bejegyzéseket fogjuk összegyűjteni, amik illenek a Lifovery témáiba is. Ha te is szeretnél saját bejegyzést, vagy olyan témát ajánlani, amit viszont akarsz látni a Lifovery oldalain, akkor küld el azt emailben a “lifovery [kukac] gmail [pont] com” címre.

Első bejegyzésként szeretném felhívni a figyelmet _original posztjára, aki leírja a PocketMod mindennapi használatát.

Mindig is mondtam én hogy a papír alapú GTD az igazi! Csakmert nem vagyok mindig gépközelben, sok tennivalóm nem online környezetben zajlódik, hiába próbáltam nem tudtam ráállni semmilyenre hosszútávon, nem volt elég mobil és azonnali. Pl. sétálva jutott eszembe valami, vagy épen a metróvárás közben megbeszéltem egy találkozót, vagy ami a legdurvább: megígértem valakinek hogy megcsinálok valamit.


A lényeg hogymire hazaértem (haza-értem, éérted), addigra a minthamegsemörténtvolna kategóriába sodródtak ezek a dolgok. A határidőnapló jó, csak havonta nyitom ki - az a baj. A jegyzetfüzetem még jobb, de abba meg sokat kell lapozni, elveszik az infó. Meg hát ezek is akkorák hogy nem mindig vannak nálam.


Nademost! A PocketMod kitalálta a tutit, gyerekek! A magamféléknek kánaán. Papír alapú GTD, rulez! Egy A/4 lapból percek alatt egy kis praktikus, névjegy méretű GTD központot hozhatunk létre. Alig lesz több pár grammnál, és azonnali lehetőséget jelent, és még olcsó is!

Papír alapú GTD (via Mikvannak.hu)

2008, Április 19. | Beküldte: wyctim | Kategória: Ajánló, GTD, Mindennapok | Nincsenek hozzászólások 

A használható to-do lista titkai (2. rész) [GTD Tippek]

todolist_today.jpeg Az első részben átvettük milyen egy jó to-do lista felépítése, mire figyelj mikor új tennivalót adsz hozzá. Ebben a részben megnézzük azt, hogyan hajtsd végre az ott felsorolt feladatokat.

Lustaság, az ember ellensége

Ismerős a helyzet mikor ott állsz egy 20 vagy több elemet tartalmazó tennivaló halmaz előtt? Az a fő kérdés, hogy mivel is kellene kezdeni, de mielőtt nekifogsz bármelyik feladathoz a nap elején, mindig tegyél föl három fontos kérdést magadnak:

  • Én vagyok erre a feladatra a megfelelő ember?
  • Ezt a feladatot most kell megtennem? Miért pont most?
  • Mi történik, ha nem teszem meg? (kulcskérdés)

Ha megfelelően érzed magad és minden stimmel, akkor jelöld ki az az napra vonatkozó feladatokat. Nálam mindig van három feladat egy napra, amiket @today kontextussal látok el. Ezek azok a feladatok, amiket mindenképpen meg akarok ma tenni. Miért csak három? Alapvetően lusták vagyunk, ha több dolgot akarsz egy nap végrehajtani, akkor nem tudsz fokuszálni, ha kevesebb, akkor pedig nem érzed magad elég hatékonynak. Ez a három a nekem optimális szám, érzem azt is, hogy haladok, de nem aggódok semmi más miatt, így nem zavarnak a listában álló egyéb tennivalók.

Mikor?

Fontos kérdés ez is, lehetőleg minél hamarabb, a legjobb, ha a nap elején. Ne halogasd a kijelölt három feladatot délutánra, ha lehetőséged van rá végezd el azonnal mihelyst ránéztél a to-do listára. Ezzel csak elkerülöd azt, hogy a nap további részében a kimaradt tennivalókon agyalj.

Bemelegítés

Mégis mi a teendő, ha nem tudsz belerázódni a tennivalók elvégzésébe? A legegyszerűbb módszer pár apróbb feladat felsorolása a to-do listára, például “Ürítsd ki a kukát”, “Cserélj papírt a nyomtatóban” és hasonlók. Az ilyen apró tennivalók felírásával, majd áthúzásával kezdeti sikereket érhetsz el, bele tudsz rázódni a munkába. A legjobb ezt a módszert egy unalmasnak induló hétfő reggelen kipróbálni, hidd el segíteni fog hozzákezdeni a nagyobb feladatokhoz.

Delegálj gyakran

A legrosszabb mikor valakire várnod kell és az illető miatt nem tudsz haladni. Emlékeztesd őt, írj fel a listádra hasonló tennivalókat, mint ezek, “Írj egy email Józsinak, hogy küldje el a weblaphoz tartozó képeket” vagy “Hívd fel a TV szerelőt, hogy megkapta-e már az új alkatrészt”. Az ilyen apró feladatok nem hagyják ülepedni az aktuális projektet, ha nem is sikerül pozitív információkat kapnod a kollégától, akkor se aggódj, legalább tudod, hogy te sürgetted, a feladat halad.

Lehetőleg mindig egy hétre tervezz, ne akarj egy to-do listát két hétre, vagy egy hónapra előre tervezni. Az egy hét elég rövid idő ahhoz, hogy a változó feladatok elkerüljenek, így nem azzal foglalkozol, hogy a tennivalóidat javítgatod, törölgeted, hanem azzal, hogy tényleg elvégzed azokat.

2008, Március 26. | Beküldte: wyctim | Kategória: GTD, Tipp | 1 hozzászólás 

Mi az a GTD?

Ahogy wyctim említette, azzal a céllal indítottuk a blogot, hogy betöltsük a magyar blogszférában azt a rést, amelyet akkor találtunk, amikor olyan tartalomra kerestünk, amely a GTD-vel, Lifehack-kel foglalkozik, vagy egyszerűbben kifejezve, ahol a mindennapi produktivitásunk növelésére kaphatunk hasznos és használható ötleteket.

<

p align=”center”> Getting Things Done By unimatrixZxero

Első lépésben szeretném definiálni, hogy mit is jelent a GTD. A GTD a David Allen által kitalált “Getting Things Done” munka és élet menedzselő rendszernek és könyvnek a népszerű rövidítése. A GTD alapötlete az, hogy töröljük elménkből az elvégzendő feladatokat úgy, hogy valahol erről felvételt (listát) készítünk. Miután elménket mentesítettük attól a feladattól, hogy az elvégzendő feladatokra kelljen emlékeznie, máris jobban tud koncentrálni a konkrétan elvégezendő feladatra.

Amikor belevágunk abba, hogy életünket a GTD-vel hatékonyabbá tegyük, néhány dologra szükségünk lesz. Először is javasolnám David Allen könyvének beszerzését magyar nyelven. Én sajnos egyik nagyobb könyvportálnál sem találtam meg, ha sikerrel jársz, kérlek oszd meg velünk, hogy mi is meg tudjuk venni! Ezen kívül, amire még szükséged lesz: egy halom “gumibugyi”, azaz dosszié, címkéző, hogy ne kelljen kézzel felcímkézned mindent és hogy később is el tudd olvasni, valamint egy óriási szemetes.

A “cucc” problémája

A GTD sikere abban rejlik, hogy elsőként nevezte néven azt, ami meggátol bennünket abban, hogy befejezzük azokat az elemi feladatainkat, amiket napról napra véghez akarunk vinni. Ez a “cucc”. Alaktalan, izzasztó cucc. David Allan így ír erről:

A “cucc” meghatározása szerintem: minden, amit beengedtél a szellemi vagy való világodba, ami nem oda való, amihez nem határoztad meg a kívánt eredményt vagy az elkövetkező cselekedetet.

Cucc az, ami állandóan jelen van gondolatainkban, számtalan feszültség és aggodalom okozójaként. Meetingek, születésnapok, piszkos fehérnemük, szuvas fogak, óvodai előadások, mind-mind az osztatlan figyelmünkért versenyez szegény, összezavart agyunkban. Rohangálsz mint pók a falon, imádkozol, hogy mindent elintézz, és semmit se felejts el, hihetetlen kreativitással készíted el a napirendedet, alkalmazkodsz a barátaid, családod vagy a saját szükségleteidhez. A “cucc” átvette az irányítást az agyad felett, mint valami vírus, használhatatlanná téve mindent, amihez hozzáfér, miközben gyakorlatilag teljesen felesleges. Ismerős?

Tehát hogy működik a GTD?

Felsorolásképp nagyon erősen összegezve ezt jelenti:

  1. azonosítsd mindazokat a cuccokat az életedben, ami nem a megfelelő helyen van (és lépj ki a 22–es csapdáidból)
  2. szabadulj meg azoktól a cuccoktól, amik nem a tiéid vagy amikre nincs épp szükséged
  3. hozd létre azt a helyet, amelyben jól érzed magad, amely támogatja a munkastílusodat
  4. következetesen helyezd a cuccaid a helyükre
  5. foglalkozz a cuccaiddal annyit, amennyit szükséges, de ne többet
  6. ismételj és javítsd, finomítsd a metódust irgalom nélkül

Hogyan tovább?

Ezek a kérdések foglalkoztatnak bennünket is, ezért fogunk rendszeresen írni a GTD témában. Maradj velünk az RSS-en keresztül. Kérdezz, ha kérdésed van, és válaszolj, ha valamely kérdésre válasszal rendelkezel a kommenteken keresztül, tegyük együtt egyszerűbbé és hasznosabbá az életünket.

2008, Március 18. | Beküldte: xsolutions | Kategória: GTD | 3 hozzászólás 

A használható to-do lista titkai (1. rész) [GTD Tippek]

todolist_image.jpgAmióta ember, az ember, azóta bevett szokása, hogy mindenhova listákat ír, legyen az bevásárlás, tennivalók vagy más egyéb. A cél, hogy felsorolja mik azok az elemek melyekkel éppen dolga van. Az alapvető problémák mindig a to-do lista felállításával kezdődnek.

Ez a lista lényegében az aktuális hatékonyságunk tükre, a rajta lévő feladatok mennyisége határozza meg főként hány aktív projekten dolgozunk, hol tartunk éppen a céljaink elérésében. A tennivaló listát nevezhetjük az egyik legfontosabb eszközünknek a mindennapok során, lényegében ez az életünk elkövetkező rövid szakaszának egy terve. Az, hogy ki hogyan viszonyul a to-do listájához, lényegében visszaköszön azon, mennyire tudja hatékonyan használni azt. Ha segít előrejutni a céljaidban, akkor valószínűleg jó úton haladsz, ha nem, akkor inkább nevezhetjük productivity pr0n-nak azt amit teszel.

Egy jó to-do lista anatómiája

A to-do lista ötlete elég egyszerű dolgon alapul, soroljuk fel a dolgainkat amiket meg kell, vagy kellene tennünk a közeljövőben, amolyan emlékeztetőként. Ez az ötlet tökéletesen is működik, amíg el nem kezded felfedezni hány elem is van éppen a listádon. A legtöbben egy helyre sűrítenek mindent, ami működik is egy ideig, de mivel emberekből vagyunk, sokakat csak frusztrál, ha az összes aktuális projektje egy helyen van. Egy jó tennivaló lista az alábbi szempontok alapján segíthet előrejutni:

  • az adott feladat fizikai tennivaló
  • az adott feladat segít előrejutni a cél felé
  • az adott feladatra te vagy a megfelelő ember (ez nagyon fontos)

Csak az elkövetkező feladatok

Ahogy írtam a to-do lista egy terv a közeljövőre (hangsúly a közeljövőn). A legfontosabb dolog, hogy ide csak azok a feladatok kerüljenek, amik az elkövetkező projektjeid közül a legfontosabbak, vagy amelyek a következők az adott cél elérésében. Ne használd a to-do listát Inbox-ként, sokan megteszik, köztük én is beleestem ebbe a hibába, nem jó. Ha ide gyűjtöd a bejövő listát, akkor a lényegi értelmét veszíti el, ne akard magadat feleslegesen kínos helyzetbe hozni, mikor ránézel a tennivalóidra és nem tudod hol tartasz éppen, mert annyi a felesleges dolog. A fókuszálás egyik kötelező kívánalma, hogy ne zavarjanak az adott tervhez éppen nem kapcsolódó feladatok, ötletek.

A régimódi tennivaló lista valami hasonló volt, “Takarítsd ki a konyhát”, “Tervezd meg a fiad esküvőjét” stb. Az igazság az, hogy a GTD-ben definiált “következő feladat” ötletnek ezek nem igazán felelnek meg. Ahhoz, hogy növeld a hatékonyságot, próbáld meg ezeket inkább projektként, vagy célként felfogni, darabold fel őket a lehető legapróbb tennivalókra. Például a “Takarítsd ki a konyhát” feladat nem igazán célravezető, ugye ismerős az alapkérdés ilyen esetben. De mivel kezdjem? “Nézd meg van-e itthon megfelelő tisztítószer”, megnéztem, de nincs, akkor “Szaladj el a tisztítószert venni legközelebbi boltba”, megvettem, sok a mosatlan edény, hát “Mosd el az edényeket, tányérokat.” és így tovább. Ha így használod a feladatokat, akkor sokkal egyszerűbben meg tudod tervezni az adott cél eléréshez szükséges lépéseket, vizualizálni tudod magad előtt azt.

Atomi szintű cselekvés

Amikor azt mondom, hogy atomi szintű fizikai cselekvés legyen az adott feladat, akkor lényegében arról van szó, hogy a taszk egy darab aktivitást írjon le. Ne sűríts be egy feladatba több cselekvést, és a fizikai aktivitás lehetőleg ne tartson tovább 30 percnél. Lényegében az idő megadása egy feladatra a te preferenciáid alapján zajlik, nekem az a megfelelő, ha egy feladat nem tart tovább fél órányi cselekvéstől, így mindig friss tudok maradni, nem ragadok le egy feladatnál, érzem, hogy haladok.

Megfogalmazás

Egy feladat mindig legyen felszólító módban. Az ok egyszerű, ha csak felsorolgatjuk kijelentő módban a tennivalókat, akkor lényegében egy lehetőségek listává alakul át a to-do lista. A megfelelően megfogalmazott feladat segít abban, hogy elképzeld magad előtt a szükséges körülményeket, valamilyen szinten inspirációt sugároz a cél elérése érdekében és hajt téged, hogy ne csak gondolkozz, hanem tedd is meg. A legegyszerűbb trükk, ha a következő mondatszerkezetet alkalmazod, mikor definiálsz egy feladatot:
“ige után főnév és a kapcsolódó dolgok“
Ez azt jelenti, hogy ahelyett, hogy emlékeztetnéd magad arra, hogy “Negyedéves adatok munkafüzet”, inkább írd azt, hogy “Töltsd le a Q4 munkafüzetet a központi szerverről”. Tudatosítsd magaddal a feladatot.

A következő részben tippeket adok arra, hogyan veheted rá magad legkönnyebben a to-do listán felsorolt tennivalók elvégézésére.

2008, Március 17. | Beküldte: wyctim | Kategória: GTD, Tipp | 1 hozzászólás 

Copyright © 2007 lifovery • Az oldalt a WordPress hajtja • Hoszting: Wish